Handleiding Microsoft coop funding claims

Een praktische gids voor partners die het goed willen regelen

Nov 17, 2025

Coop funding is een belangrijk onderdeel van het Microsoft-incentiveprogramma. Toch merk ik dat veel partners vooral vasthangen op één vraag: hoe dien je een claim nou goed en volledig in? Het proces is eigenlijk heel overzichtelijk zodra je weet welke stappen je moet zetten en welke documenten Microsoft van je verwacht.

In deze gids laat ik precies zien hoe je dat aanpakt. In bulletpoints, helder en meteen bruikbaar.

Stap 1. Voorbereiding

Voordat je een claim indient, moet je zeker weten dat de basis klopt.

• Controleer of de activiteit binnen de juiste gebruiksperiode valt

• Controleer of je nog binnen het geldige claimvenster zit

• Kijk in Partner Center of je voldoende coop funding hebt

• Verzamel alle bewijsstukken, facturen en onderbouwing

• Controleer of de activiteit binnen een geldige categorie valt, zoals demand generation, market development of partner readiness

Stap 2. Documenten klaarzetten

Microsoft keurt claims alleen goed wanneer de bewijsvoering compleet is. Zet dit vooraf klaar.

• Factuur van de leverancier

• Betaalbewijs wanneer Microsoft dit vraagt

• Beschrijving van de activiteit en doel

• Bewijs van uitvoering zoals campagnemateriaal, screenshots, opnames of eventfoto’s

• Eventueel een deelnemers- of aanmeldingslijst

Stap 3. Claim indienen in Partner Center

Dit is het daadwerkelijke proces in het dashboard.

• Log in op Partner Center

• Ga naar het onderdeel Incentives

• Open Claims

• Kies “New claim”

• Selecteer het juiste incentiveprogramma

• Kies het type activiteit

• Vul de datum van uitvoering in

• Beschrijf de activiteit duidelijk en feitelijk

• Vul het totaalbedrag in dat je wilt claimen

• Upload alle documenten, facturen en POE

• Controleer of alles voldoet aan de richtlijnen

• Verstuur de claim ter beoordeling

Stap 4. Wat je doet nadat de claim is ingediend

• Houd de claimstatus in de gaten in Partner Center

• Reageer snel als Microsoft aanvullende informatie vraagt

• Bewaar alle documenten minimaal twee jaar

• Bij goedkeuring volgt de uitbetaling vanuit je coop funding

Voorbeelden van goede POE

Dit wordt vrijwel altijd goedgekeurd omdat het duidelijk, volledig en controleerbaar is.

Webinar

• Screenshot van de live sessie

• Link naar opname

• Export van deelnemerslijst

• Campagnemateriaal waarmee het webinar is gepromoot

• Factuur van spreker of platform

Digitale campagne

• Screenshots van advertenties en targeting

• Resultaten vanuit het advertentie-dashboard

• Landing page URL

• Factuur van marketingbureau

Klant-event

• Foto’s van de locatie en de sessie

• Agenda en presentatie

• Aanmeldingslijst

• Factuur van locatie of catering wanneer toegestaan

Partnertraining

• Factuur van training of examen

• Deelnamebewijzen of certificaten

• Korte uitleg waarom de training Microsoft-gericht was

Voorbeelden van slechte POE

Dit wordt vaak afgekeurd.

• Alleen een factuur zonder bewijs dat de activiteit heeft plaatsgevonden

• Screenshots die niet aantonen dat het Microsoft-gericht is

• Marketing zonder duidelijke Microsoft-component

• Foto’s van een event zonder deelnemerslijst

• Activiteiten die buiten de gebruiksperiode vallen

• Dubbele claims voor dezelfde kosten

• Claims zonder complete documentatie

Activiteiten die vrijwel altijd worden goedgekeurd

• Webinars over Microsoft 365, Azure, Security of Copilot

• Campagnes gericht op Microsoft-oplossingen

• Landing pages of whitepapers over Microsoft-diensten

• Klant-events over Modern Work, cloudmigratie of AI

• Engineering-trainingen en certificeringen

• Telemarketing voor Microsoft-diensten

• Proof-of-concepts en demo-omgevingen

Activiteiten die vaak worden afgekeurd

• Activiteiten waarbij Microsoft nauwelijks wordt genoemd

• Algemene branding zonder Microsoft-focus

• Reiskosten of hotels wanneer dit niet expliciet is toegestaan

• Kantoorartikelen en merchandise

• Interne personeelsactiviteiten zonder klantdoel

• Activiteiten die voor meerdere vendoren tegelijk zijn uitgevoerd

• Kosten voor licenties zelf

Belangrijke aandachtspunten voor Nederlandse partners

• Controleer altijd de meest recente program guide

• Houd deadlines scherp, Microsoft wijkt hier nooit van af

• Bewaar alle documenten dubbel

• Maak intern een vast proces voor POE-verzameling

• Controleer tussentijds je funding, niet pas aan het einde

• Plan activiteiten ruim voordat de gebruiksperiode start