Hoe je Microsoft Co-op opbouwt, gebruikt en claimt?
Veel Microsoft-partners weten dat er coop funding bestaat, maar niet altijd hoe het precies werkt.
CooP is een belangrijk onderdeel is van je totale Microsoft-strategie. Coop funding is geld dat je verdient bovenop je rebates en dat je mag inzetten om je marketing en organisatie verder te versterken.
Hieronder leg ik uit hoe de opbouw werkt, wanneer je het kunt gebruiken en hoe je het indient. Dit is hoe het in de praktijk werkt voor partners.
Wat coop funding precies is?
Coop funding zijn marketingmiddelen die je opbouwt binnen Microsoft-incentiveprogramma’s. Het is geen korting voor je klant, maar een bedrag dat je van Microsoft ontvangt voor activiteiten die bijdragen aan de groei van je Microsoft-business. Denk aan campagnes, webinars, klant-evenementen, partnertrainingen of readiness.
Om hiervoor in aanmerking te komen moet je deelnemen aan een relevant Microsoft-incentiveprogramma. In Partner Center moet je profiel volledig ingevuld zijn, inclusief belasting- en bankgegevens. In de program guide staat altijd precies wat wel en niet wordt toegestaan.
Hoe je coop funding opbouwt?
Je bouwt coop funding op door omzet te realiseren binnen de Microsoft-oplossingen die vallen onder jouw incentiveprogramma. Het totale incentivebedrag dat je verdient wordt vaak gesplitst in een rebate-deel en een coop-deel. Veel programma’s werken met zestig procent rebate en veertig procent coop funding.
Microsoft werkt met blokken van zes maanden. Het fiscale jaar is verdeeld in twee periodes.
H1 loopt van 1 juli tot en met 31 december.
H2 loopt van 1 januari tot en met 30 juni.
⚠️ In deze periodes bouw je de coop funding op. Microsoft telt je kwalificerende omzet bij elkaar op en dat bepaalt hoeveel funding je beschikbaar krijgt.
⚠️ Kom je onder de minimale drempel die Microsoft hanteert, dan wordt het bedrag automatisch omgezet naar rebate. In dat geval kun je het niet meer gebruiken voor marketingclaims.
Wanneer je coop funding kunt besteden?
Na de opbouwperiode volgt een gebruiksperiode van zes maanden. Dit is het moment waarop je de activiteiten uitvoert waarvoor je later een claim wilt indienen.
Voorbeeld:
Heb je coop funding opgebouwd in H1, dan loopt de gebruiksperiode van 1 januari tot en met 30 juni.
Alle activiteiten moeten binnen deze periode plaatsvinden. Dit kunnen digitale campagnes zijn, events, trainingen of certificeringen. Ze moeten wel passen binnen de richtlijnen van Microsoft. De activiteit moet duidelijk gericht zijn op Microsoft en aantoonbaar bijdragen aan je propositie.
Wanneer je kunt claimen?
Naast de gebruiksperiode is er een claimperiode. Dit is de periode waarin je de gemaakte kosten indient bij Microsoft. Deze loopt deels gelijk aan de gebruiksperiode en loopt daarna nog enkele maanden door.
Voor H1 wordt vaak een claimperiode genoemd die start halverwege februari en loopt tot halverwege augustus.
De activiteit moet eerst zijn uitgevoerd en daarna correct worden ingediend binnen het claimvenster. Als de claim te laat komt, vervalt je recht op vergoeding. Microsoft is hierin strikt.
Welke activiteiten worden goedgekeurd?
Microsoft werkt met categorieën waarin je activiteiten moeten passen. In grote lijnen gaat het om drie soorten.
Demand generation, zoals campagnes, social advertising, webinars, e-mailflows en website-optimalisatie.
Market development, zoals klant-events, seminars, workshops of telemarketing.
Partner readiness, zoals trainingen, certificeringen of demo-omgevingen.
Alles moet Microsoft-gericht zijn. Je moet facturen, onderbouwing en bewijs van uitvoering bewaren. Microsoft kan deze tot twee jaar na datum opvragen.
Hoe je een claim indient?
Claims dien je in via Partner Center. Je vult de details van de activiteit in, voegt facturen en bewijsstukken toe en verstuurt de aanvraag. Microsoft beoordeelt of de activiteit voldoet aan de richtlijnen in de program guide.
Na goedkeuring wordt het bedrag uitgekeerd vanuit de coop funding die jij eerder hebt opgebouwd.
Praktisch voorbeeld van de tijdlijn
Hier een voorbeeld zoals Microsoft het hanteert.
Opbouwperiode: juli tot december
Gebruiksperiode: januari tot juni
Claimperiode: half februari tot half augustus
Je bouwt in H1 je coop funding op.
In H2 voer je de activiteiten uit.
Tussen februari en augustus dien je de claims in.
Waar je op moet letten
Het werkt het beste als je je activiteiten plant voordat de gebruiksperiode begint. Dan weet je zeker dat alles binnen de juiste deadlines valt. Controleer ook in Partner Center hoeveel funding je hebt opgebouwd en welke richtlijnen gelden. Programma’s kunnen per regio en per segment verschillen.
Zie coop funding als een strategisch budget waarmee je structureel je marketing, propositie en groeiplannen kunt versterken. Partners die hun planning strak hebben staan, halen hier elk halfjaar opnieuw veel waarde uit.
Overigens hier kun je zien hoe je een claim doet:✌🏼 klik